La autoridad de protección de datos entiende que el tratamiento de datos personales que hace la empresa al incluir el número de teléfono personal del empleado, en un grupo con otros trabajadores es legítimo.
¿La empresa puede crear un grupo de WhatsApp para empleados?
Sí, según la reciente resolución de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Cómo crear un grupo de WhatsApp para empleados
La creación de un grupo de WhatsApp para empleados por parte de la empresa, no se puede hacer de cualquier manera.
A continuación, os explicamos cómo crearlo correctamente.
- En primer lugar, se debe tener en cuenta si son teléfonos corporativos(teléfonos de empresa) o teléfonos personales del empleado.
- Si son teléfonos corporativos, se puede crear el grupo sin problemas respecto a los empleados, si bien se tiene que reflejar el tratamiento de datos personales en la Política / Normativa de Protección de Datos Personales que se entrega a los empleados (y/o, en el su caso, realizar una comunicación al respecto) y también a la Política de Uso de los Recursos Tecnológicos, que tiene que incluir la regulación del Derecho a la Desconexión Digital.
- En el caso de los teléfonos particulares (propiedad del empleado), aconsejamos no crear este tipo de grupo de WhatsApp, ya que sería necesario el consentimiento explícito; pero el consentimiento en el ámbito laboral, según l’European Data Protection Board (EDPB) y la propia Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), (en otras resoluciones, ya que en esta que actualmente analizamos no entra) se considera ‘viciado’ y, por lo tanto, puede considerarse que no es una base de legitimación suficiente.
En este sentido, será indispensable que la empresa entregue previamente a los empleados unas Políticas de Uso de los Dispositivos Propios del Empleado con finalidades relacionadas con el trabajo y, por otro lado, que se realice una Evaluación / Ponderación de la Actividad de Tratamiento de Datos Personales.
¿Cuál es la finalidad de las comunicaciones por WhatsApp?
Como es obvio, la finalidad tiene que ser la de comunicar cuestiones relativas a aspectos laborales que se tengan que gestionar de forma grupal y requieran cierta inmediatez (relativas, p.ej. a la coordinación de flotas de vehículos, o turnos en trabajos de alta intensidad).
En el supuesto de que se puedan ver afectados clientes, proveedores, usuarios, pacientes, alumnos, etc., se tendría que analizar caso por caso.
Finalmente, indicaremos que la resolución de la AEPD no analiza en profundidad ciertos aspectos relevantes (p.ej. legitimación y transferencia internacional de datos). Por este motivo, se ha generado un gran debate jurídico que, probablemente, lleve a la AEPD a aclarar en breve cuál es su posición al respeto. Os mantendremos informados.
