El protocolo familiar es un instrumento que amplía las posibilidades, en principio limitadas, de las relaciones entre la propiedad y la gestión del negocio. Se trata de un acuerdo que recoge una serie de normas y códigos de conducta de mutuo acuerdo, para todos los miembros de la familia y que, en cierto modo, permite profesionalizar la manera en la cual éstos gestionan el negocio, así como regular los procesos de relevo generacional, la dirección y gestión de la compañía, planes de carrera, etc.

Es de suma la importancia alcanzar el consenso de todos los miembros de la familia, puesto que no es posible su imposición por un lado al resto, ni tampoco se tiene que conseguir por votación. Solo puede ser negociado y aceptado por todos los miembros, siendo el acuerdo más beneficioso para la familia y también para la empresa.

El protocolo familiar tiene que establecer claves que intervienen y las fases que lo componen:

• Un consenso inicial absoluto de todos los familiares (propietarios, gestores, trabajadores…) que tiene que extenderse a todas las fases de su implantación y a la vida global de la empresa con una colaboración total.
• Flexibilidad suficiente para adaptarlo en los momentos y necesidades de la empresa, siempre cambiantes en un mundo actual muy rápido y versátil. La vocación de permanencia en el tiempo tiene que ser garantizada con una revisión periódica para mejorar su eficacia.
• Tiene que contar con un pacto social o estatutario en el cual queden fijados el régimen jurídico de las acciones, las mayorías necesarias para tomar decisiones en los órganos asamblearios y directivos y los criterios para establecer el consejo de administración. Ahora bien, en función de la forma en la cual los miembros de la familia hayan decidido consolidar el acuerdo protocolario, el alcance y eficacia del mismo variará. Por lo que distinguiremos entre:
  • Pacto de consenso: Se trata de mera observancia que no implican, en términos legales, ni derechos ni obligaciones, aunque su compromiso está por encima de los estatutos de la empresa familiar. El importante es que todos lo conozcan y lo acepten de buen grado.
  • Pacto contractual: Se trata del más habitual. De naturaleza contractual, podrá ser esgrimido ante los tribunales en caso de incumplimiento.
  • Pacto inscrito en el Registro Mercantil: Mediante su inclusión en los estatutos societarios de la empresa familiar, el protocolo familiar quedará inscrito en el Registro Mercantil, y en este caso, también podrá ser esgrimido frente a terceros, si tuviera lugar su incumplimiento.
• Se incluirán pactos extra estatutarios, necesarios para fijar los límites y características de la relación entre la familia, por un lado, y la empresa familiar por otro. También se pueden pactar modificaciones de los estatutos de las compañías en diferentes materias, como pueden ser la retribución de los miembros de los órganos de administración para adaptarlo a los acuerdos del Protocolo Familiar.
• Los Órganos Familiares tienen que desarrollarse de manera precisa y especialmente clara. Podrán constituirse una serie de instrumentos (junta de familia, consejo familiar y comités de seguimiento del protocolo familiar), cada uno con unas características y funciones diferentes, que tienen que quedar claramente delimitadas para evitar problemas de doble mandato por un lado, o de falta de toma de decisiones por otro.
• Pactos complementarios o de ejecución complementaria como puede ser el otorgamiento de testamentos de los miembros de la familia o pactos sucesorios en conformidad con los pactos y establecido en el Protocolo Familiar.

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